Mantendo a continuidade dos negócios com fluxos de trabalho digitais desenvolvidos pelo HCL Domino

The Challenge

Cortar custos e aumentar a eficiência

Com os aplicativos HCL Domino que oferecem recursos de BPM para a empresa, a Pakistan State Oil atingiu seu objetivo de substituir seus processos baseados em papel por fluxos de trabalho digitais eficientes.

"Em um projeto complexo, os atrasos são inevitáveis, mas se você conseguir identificar onde o trabalho está parado, poderá tomar medidas para manter o andamento das coisas", explica Balkhi. "Quando os negócios eram gerenciados em papel, era muito difícil identificar onde estavam os gargalos. Hoje, isso mudou completamente. À primeira vista, podemos ver em que fase cada projeto se encontra e há quanto tempo está nessa fase, o que facilita muito a resolução rápida de problemas."

Com a digitalização e a automação de muitos de seus processos, a Pakistan State Oil está reduzindo a necessidade de manipular papel entre seus departamentos e escritórios, o que reduz seus custos operacionais de forma significativa.

"Todos os meses, recebemos cerca de cinco solicitações da empresa para automatizar um processo, e raramente encontramos um caso de uso que não seja solucionado com o HCL Notes e o Domino; é uma plataforma incrivelmente poderosa", diz Balkhi. "Hoje, temos aplicativos HCL Domino para impulsionar processos de autorização de viagens de negócios, avaliações de desempenho de funcionários, solicitações de orçamento anual e muito mais. Mesmo com o grande espaço ocupado pelo HCL Domino, a plataforma é extremamente fácil de gerenciar, e precisamos apenas de um funcionário em tempo integral para desenvolver e manter o ambiente, o que nos ajuda a conter custos operacionais.”

Pensando no futuro, a Pakistan State Oil está extremamente interessada em aproveitar os recursos móveis avançados do HCL Domino 10, para que os funcionários acessem ainda mais aplicativos em qualquer lugar.

"Vemos que o HCL Domino V10 tem potencial para transformar a nossa abordagem em prestação de serviços móveis, e estamos trabalhando com a HCL para organizar uma prova de conceito", conclui Balkhi. "Estamos confiantes de que a Pakistan State Oil é uma das únicas empresas da região a fazer uma transformação digital desta magnitude, e não poderíamos imaginar usar qualquer outra plataforma. O HCL Domino e o Notes estão no centro de tudo o que fazemos, e estamos extremamente entusiasmados por continuar a desenvolver a plataforma e agregar valor aos usuários em toda a nossa empresa.”

De olho na transformação digital 

Por meio de seus 3.600 pontos de varejo, a Pakistan State Oil fornece produtos petrolíferos a empresas e consumidores em todo o país. Como muitas estatais, a Pakistan State Oil depende de fluxos de trabalho definidos centralizadamente para gerenciar tudo, desde a aquisição de materiais de escritório até avaliações jurídicas complexas para novos contratos de negócios.

Syed Moinuddin Balkhi, diretor de Tecnologia da informação da Pakistan State Oil, explica:

"É crucial que todas as partes do nosso negócio sejam consistentes e transparentes. No passado, confiávamos em processos baseados em papel para direcionar praticamente todos os fluxos de trabalho de aprovação na empresa, fosse uma solicitação de férias para o departamento de Recursos Humanos ou uma proposta para um projeto de construção de milhões de dólares. Além de aumentar o tempo necessário para fazer as coisas, essa forma de trabalhar aumentava significativamente nossos custos operacionais."

Para ganhar eficiência, a Pakistan State Oil decidiu digitalizar seus fluxos de trabalho, começando com os processos de aprovação.

Balkhi continua:

"Vimos o gerenciamento de processos de negócios [BPM] digitais como uma oportunidade de transformar a organização. Desde o início, decidimos que queríamos uma solução flexível e intuitiva que fosse fácil de usar para todos os nossos funcionários de atendimento ao público e administrativos. Inicialmente, consideramos a implantação de uma solução de ERP de classe empresarial, mas os custos operacionais e de capital dessas plataformas eram um impeditivo, então procuramos uma alternativa eficaz."

Operando no HCL Domino 

Por anos, a Pakistan State Oil usa o HCL Notes e o Domino para oferecer recursos de e-mail e calendário a mais de 2.000 funcionários. A empresa percebeu que, com base em seu investimento na plataforma HCL, ela poderia criar aplicativos BPM poderosos por uma fração do custo de uma solução de classe empresarial.

Ahmer Faraz, executivo sênior de TI da Pakistan State Oil, comenta:

"Um dos motivos mais convincentes para desenvolver nossos aplicativos BPM na plataforma HCL Domino foi o fato de que já tínhamos praticamente toda a infraestrutura necessária. Como já usamos o HCL Notes há anos, imaginamos que os funcionários poderiam começar a usar os aplicativos BPM com o mínimo de treinamento."

Balkhi acrescenta:

"Quando elegemos o HCL Notes e o Domino como plataforma de e-mail, uma das maiores vantagens que vimos foi o alto nível de segurança, e sentimos que esse aspecto da solução HCL continua sendo um de seus principais pontos fortes até hoje. Com base em nossas experiências positivas com a HCL ao longo dos anos, não tivemos reservas sobre a criação dos fluxos de trabalho na plataforma Domino.";

Hoje, a Pakistan State Oil usa aplicativos HCL Domino para alimentar seus fluxos de trabalho de aprovação. Depois que um funcionário abre um novo projeto de fluxo de trabalho pelo cliente HCL Notes, o aplicativo automaticamente solicita a aprovação dos tomadores de decisão relevantes. Os tomadores de decisão também têm a opção de delegar a aprovação a seus colegas, e a solução acomoda cadeias de revisão complexas de até 50 aprovadores individuais.

"Desenvolvemos aplicativos HCL Domino que suportam quase todos os nossos processos de negócios", diz Balkhi. "Desde a aquisição de uma caixa de lápis até a aprovação de um contrato bilionário agora passa por um fluxo de trabalho digital altamente estruturado e automatizado. Se alguma vez precisarmos recuperar dados históricos durante uma auditoria, temos a tranquilidade de saber que eles estão disponíveis em nossos aplicativos HCL Domino, mesmo que tenham mais de 12 anos."

Os aplicativos HCL Domino da Pakistan State Oil estão fortemente integrados com seus outros sistemas empresariais. Por exemplo, a empresa criou um sistema baseado no HCL Domino para permitir que as equipes de vendas que lidam com os clientes solicitem aprovação para descontos usando apenas seus dispositivos móveis. Depois que a sede aprova um desconto, o aplicativo HCL Domino atualiza automaticamente os dados de preços do cliente no sistema ERP da empresa.

"Em todos os anos em que utilizamos o HCL Notes e o Domino, eles nunca nos decepcionaram", afirma Faraz. "Nunca tivemos um único tempo de inatividade não planejado ou qualquer perda de dados, e não poderíamos estar mais satisfeitos com a confiabilidade da solução.";